Print

Monitorenplanning opstellen

Je hebt alle activiteiten voor de deelnemers klaargezet en de inschrijvingen lopen binnen. Tijd om ook het aanbod voor de monitoren klaar te zetten! 

In dit filmpje zetten we een werkwijze uiteen die je hierbij kan volgen.

Het inplannen van monitoren gebeurt vanuit de Planningstool, dat kan een Google Sheet of een Organisator Dashboard zijn. De werking is dezelfde en gebeurt via een zijbalk van KampAdmin.

De Planningstool heeft tabs die elk gelinkt zijn aan de Podio app met dezelfde naam: Monitoren, Moni Plaatsen, Moni Inschrijvingen. De data voor die 3 tabs wordt automatisch gesynchroniseerd vanuit Podio. 

Om de planning te kunnen opstellen houdt je dus deze volgorde aan:

1. Voorzie de nodige info in Podio

Zoals hierboven aangehaald heeft de Planningstool gegevens uit drie Podio-apps nodig. Je begint met het aanmaken van de moni-plaatsen die je wilt vullen tijdens het nieuwe seizoen. 

Zodra je deze plaatsen hebt aangemaakt, kunnen monitoren zich hierop inschrijven. Dan vullen de apps Monitoren en Monitoren inschrijvingen zich vanzelf.

Je maakt een aparte moni-plaats voor één rol op één activiteit.
Klik op ‘Moni plaats toevoegen’ en vul de volgende velden in: 

  • Activiteit
  • Rol
  • Aantal nodig
Je kan deze moni plaatsen ook aanmaken in het organisatorendashboard.

Soms wil je een monitoren al laten bevestigen voor een bepaalde locatie of periode en die pas later inplannen op een specifieke activiteit. Hiervoor kun je in Podio ‘wachtkamers’ aanmaken. 

Soms wil je een kampverantwoordelijke inplannen voor een bepaalde locatie of periode waarop meerdere activiteiten plaatsvinden. Hiervoor kun je in Podio ‘overkoepelende activiteiten’ aanmaken. 

Meer hierover lees je hier

Kijk het voorkeurenformulier op het dashboard van de monitoren grondig na. Bevat dit de juiste vragen en bewoordingen voor het komende seizoen?

Schermafbeelding_111219_053530_PM.jpg

Indien niet, contacteer KampAdmin dan via de support-app en/of doe zelf de nodige aanpassingen in Podio als je hier vertrouwd in bent. Ben je hier nog niet vertrouwd in, maar voel je je avontuurlijk en klaar voor een nieuwe uitdaging? Lees dan hier alles wat je wilt weten over het bouwen van formulieren!

Door de ‘voorkeuren status’ terug op ‘In te vullen door moni’ te plaatsen, zal een rood uitroepteken worden geplaatst bij de voorkeuren-tab op het dashboard van de monitor. Dat trekt de aandacht en geeft duidelijk aan dat er nieuwe input wordt verwacht. Wijzig dit dus best in bulk voor alle actieve monitoren wanneer je het voorkeurenformulier hebt aangepast.

Schermafbeelding_111219_054016_PM.jpg
Op deze manier komen monitoren die hun voorkeuren updaten ook terug in de flow terecht om die voorkeuren te verwerken. 

Wat je ook kan doen, om te vermijden dat je met verouderde info zit, is in bulk de meest relevante velden leegmaken aan het begin van een nieuw jaar. 

Als alles goed staat ingesteld is meestal de laatste stap op om een mailtje te sturen naar de (actieve) monitoren met de melding dat het nieuwe aanbod online staat en ze hun voorkeuren mogen/moeten updaten. 

Meer info over hoe je deze mail kan versturen vind je hier.

2. Ga naar jouw planningstool

a) Ga naar het Organisatorendashboard

Zodra de nodige informatie uit Podio voorhanden is, kan je deze data gaan bewerken in de Planningstool. Of je werkt met het Organisator Dashboard of de Google Sheet, hangt af van je organisatie.

Om met het Organisator Dashboard te werken, moet je jezelf en je collega’s de rollen ‘admin’ en ‘organisator’ geven. Dit kan je eenvoudig aanduiden via de Personen-app in Podio.

Om deze Planningstool te bereiken, ga je in de Personen-app ofwel naar jezelf, ofwel naar iemand anders die zowel admin als administrator is. Klik via de Acties op ‘inloggen‘. Helemaal rechts op diens monitorendashboard zie je dan een knop die je naar de Planningstool leidt.

Werken in het Organisator Dashboard

3. Ter info: termijnen van zichtbaarheid

Voor planners

In het organisatorendashboard bepaal je via een instelling wanneer de moni plaatsen en inschrijvingen verdwijnen. Ze blijven wel bestaan in Podio. Monitoren kan je steeds allemaal terugvinden in het tabblad “monitoren”.

Deze instelling vind je terug onder “organizer_planning_visible_days_after_end”. Deze staat standaard ingesteld op 62 dagen, dus ongeveer twee maanden na afloop van de activiteit.

 

Voor monitoren

Op het dashboard van monitoren hanteren we de volgende standaarden qua hoelang zaken zichtbaar blijven:

  • Inschrijvingen: tot 7 dagen na afloop van de activiteit
  • Onbeantwoorde voorstellen: worden in stilte geannuleerd
  • Contracten: 2 jaar (met andere woorden: zolang je ze nog nodig kan hebben)
  • Evaluaties: totdat ingevuld of gemarkeerd als niet van toepassing
Vorige Plannen via het organisatorendashboard
Volgende Hoe beheer je de monitoren?
In dit artikel: