Regelgeving: uittreksel strafregister voor monitoren
Vanaf 1 februari 2023 trad een nieuwe regelgeving in werking. In sommige gevallen zal je vanaf dan van begeleiders/monitoren een uittreksel uit het strafregister moeten opvragen wanneer ze minderjarigen zullen begeleiden in je organisatie. Meer inhoudelijke informatie hierover, vind je alvast terug op de website van de Ambrassade:
Opvragen via KampAdmin
Indien je de monitorenmodule van KampAdmin gebruikt, kan je deze attesten automatisch opvragen en digitaal verwerken in KampAdmin. Indien je énkel met vrijwilligers werkt, kan het zijn dat je deze attesten niet moet opvragen (zie draaiboek Ambrassade), daarom kan je zelf kiezen of je dit activeert voor je organisatie of niet:
Om dit te activeren voor jouw organisatie, moet je de instelling ‘leader_must_upload_criminal_record_extract’ wijzigen naar ‘yes’. (meer info over instellingen vind je hier). Indien je hierbij hulp wilt van KampAdmin, maak je best een support ticket aan met al je vragen.
Uittreksels opvragen
Wanneer je deze functionaliteiten geactiveerd hebt via de instelling (zie boven), zal KampAdmin vanzelf deze documenten beginnen opvragen aan de relevante monitoren. Heel concreet gaat het dan over alle monitoren die minstens 18 jaar zijn* en minstens 1 bevestigde moni-inschrijving hebben die start binnen de 365 dagen.
Indien zij een uittreksel moeten uploaden, wordt dit toegevoegd aan hun meldingen en wordt dit toegevoegd aan hun profiel.
Uittreksel strafregister status ⚡
In je monitoren-app in Podio vind je een veld ‘Uittreksel strafregister status ⚡’ dat de status aangeeft rond dit document. Dit werkt ongeveer hetzelfde als de rijksregisternummer-statussen bij personen en wordt grotendeels automatisch ingevuld door KampAdmin:
- Niet nodig / leeg: jouw organisatie vraagt dit document niet op, de monitor is jonger dan 18 jaar* of heeft geen bevestigde moni-inschrijvingen binnen de 365 dagen.
- Te ontvangen: deze monitor is ouder dan 18 jaar*, heeft nog geen uittreksel doorgestuurd en heeft een activiteit die start binnen de 365 dagen. Of het vorige attest is niet langer geldig.
- Ontvangen: de monitor heeft zijn uittreksel doorgestuurd, het is nu aan jou om dit te beoordelen (zie onder).
- Goedgekeurd: het uittreksel is ontvangen en goedgekeurd.
- Afgekeurd: het uittreksel is ontvangen en afgekeurd.
- Nooit vragen: je wenst het uittreksel niet te vragen aan deze monitor. **
* Op de startdatum van zijn laatste bevestigde moni-inschrijving op dit moment.
** Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn indien deze specifieke monitor enkel als vrijwilliger aan de slag zal gaan. KampAdmin zal verder geen automatische actie ondernemen voor deze persoon. Je mag deze waarde zelf aanduiden, ondanks de ⚡ in de naam van dit veld.
Uittreksels beoordelen
Van elke monitor met “uittreksel strafregister status ⚡ = ontvangen” , moet je het document beoordelen. Maak hiervoor dus een opgeslagen weergave in Podio. De uittreksels vind je onderaan bij een moni in de bijlagen van het Podio item.
Via 2 acties kan je het attest goedkeuren of afkeuren.
Gebruik hiervoor altijd de acties en klik niet op de status in het Podio item!
Waarom? Omdat de acties meteen ook het attest verwijderen in alle systemen, zoals de regelgeving dit voorschrijft.
Goedkeuren via de actie “8. aanvaard uittreksel strafregister”.
Je hoeft verder niets te doen, de status zal wijzigen, het attest wordt verwijderd en de datum van goedkeuring wordt opgeslagen in “Strafregister goedgekeurd op ⚡” en blijft nu 1 jaar geldig.
Eventuele opmerkingen kan je noteren in het opmerkingsveld van de monitor.
Afkeuren via de actie “8. weiger uittreksel strafregister”.
Je kan optioneel een reden meegeven die vanzelf wordt opgenomen in het opmerkingsveld van de monitor, het attest wordt verwijderd en de status wordt aangepast. Vervolgens heb je 2 opties:
- Indien je niets doet, wordt er een nieuw attest gevraagd aan de monitor aangezien die wel nog bevestigde moni-inschrijvingen heeft. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een foutief attest. Je informeert de monitor best handmatig.
- Indien het document afgekeurd is om inhoudelijke redenen en deze persoon de opdrachten niet kan uitvoeren, moet je alle toekomstige moni-inschrijvingen van deze persoon annuleren. Wellicht gaat dit gepaard met een manuele communicatie en/of een deactievatie van deze persoon als monitor bij je organisatie.
Ter info: attesten mogen bij beoordeling eigenlijk maximaal 30 dagen oud zijn volgens de regelgeving.
Veelgestelde vragen
Wanneer je deze functie activeert, beginnen we meteen attesten te vragen aan de relevante monitoren, maar het status-veld kan nog even leeg blijven. We vullen dit in bij alle relevante monitoren binnen de 24u na activatie.
Met inhoudelijke vragen over de beoordeling van deze documenten, kan je terecht bij de Ambrassade: https://ambrassade.be/nl/kennis/artikel/uittreksel-strafregister
Hoe je een beoordeling kan registreren in KampAdmin, kan je hierboven lezen.
Met inhoudelijke vragen over het toepassingsgebied van deze regelgeving kan je terecht bij de Ambrassade: https://ambrassade.be/nl/kennis/artikel/uittreksel-strafregister
Indien je van sommige mensen wél en van andere géén uittreksel wilt opvragen, moet je deze module activeren in KampAdmin en vervolgens de monitoren die dit niét moeten voorzien markeren als “Uittreksel strafregister status ⚡ = nooit opvragen” .
OF kiezen om manueel attesten op te vragen zoals onderaan deze pagina wordt uitgelegd.
Indien je van sommige mensen wél en van andere géén uittreksel wilt opvragen, moet je deze module activeren in KampAdmin en vervolgens de monitoren die dit niét moeten voorzien markeren als “Uittreksel strafregister status ⚡ = nooit opvragen” .
Momenteel kan je deze actie nog niet uitvoeren via de planning-zijbalk in het organisator-dashboard.
We werken hier wel naar toe.
Dan wordt er een nieuw attest gevraagd aan de monitor. In principe moeten attesten trouwens beoordeeld worden binnen de 30 dagen.
Voor zover wij weten, moet je dit aanvragen bij je stad of gemeente en kan de procedure en duurtijd sterk verschillen. Bij sommige gemeenten kan je dit online aanvragen, bij anderen (nog) niet.
Er is, voor zover wij weten, nog geen centrale plaats of website waar men dit kan aanvragen of alle informatie hierover gebundeld wordt. Moest je die vinden (of maken), mag je die steeds aan ons bezorgen, zodat we die in de standaard-toelichting kunnen opnemen in het upload-venster dat we tonen aan de monitoren.
Zoals steeds zijn alle teksten die we tonen op de dashboards aanpasbaar via vertalingen.
Manueel attesten vragen
Indien je deze attesten niet automatisch/structureel wilt vragen aan alle monitoren zoals hierboven beschreven, kan je de instelling ‘leader_must_upload_criminal_record_extract’ laten staan op ‘no’.
Je kan dan wél aan monitoren één per één een attest vragen via KampAdmin. Dat kan je doen door de status van het attest bij de monitor op ’te ontvangen’ te zetten (ondanks dat er een bliksemschicht bij staat).
Aanvaarden of weigeren doe je dan wel via de actie zodat het bestand mooi verwijderd wordt en de datum van vandaag gebrand wordt voor verder opvolging.
—
Om dit artikel goed vindbaar te maken op onze helpdesk geven we hier nog enkele kernwoorden en synoniemen:
attest goed gedrag en zeden, attesten, monitoren, vrijwilligers, monitor, uitreksel strafregister, strafblad…
