De deelnemersmodule omvat een reeks automatische e-mails en enkele mails die gericht zijn aan de admin.
Hoe je de teksten van de automatische mails aanpast, lees je onderaan.
Automatische e-mails
Automails naar personen:
✉ Autologin link aanvragen
Bij aanvragen link
✉ Vervolledig profiel
1 dag na boeken van een inschrijving¹
✉ Betalingsherinneringen
Op de dag van de betalingsherinnering die werd opgegeven in de prijsregel²
✉ Herinnering fiscale attesten
Jaarlijks op 2 mei⁶
✉ Gelukkige verjaardag
Op verjaardag⁵
Automails naar inschrijvingen:
✉ Inschrijving bevestigd
Status = bevestigd³
✉ Inschrijving op wachtlijst
Status = wachtlijst³
✉ Inschrijving te bevestigen
Status = te bevestigen³
✉ Inschrijving geannuleerd
Status = geannuleerd³
✉ Wachtlijst plaats vrijgekomen
Status = wachtlijst (door ouder te bevestigen)³
✉ Onafgewerkte inschrijving
Status = in aanmaak & gisteren gemaakt
✉ Medische info na inschrijven
Activiteit staat aangevinkt voor medische info & deelnemer heeft medische info nog niet ingevuld
✉ Medische info voor start
Activiteit staat aangevinkt voor medische info & deelnemer heeft medische info nog niet ingevuld x aantal dagen voor de start⁴
✉ Praktische info
x dagen voor de start van de activiteit⁴
✉ Deelname (& fiscaal) attest & evaluatie
x dagen na het einde van de activiteit⁴
✉ Herinnering evaluatie
x dagen na het einde van de activiteit⁴
Automails rond financiën:
✉ Betaling ontvangen
1 dag na het inlezen of toevoegen van de betaling indien deze niet online gebeurde.
✉ Extra factuur
Bij het maken van een extra factuur.
✉ Mail met overschrijvingsinfo
Bij aanvragen overschrijvingsinfo.
¹ Indien er nog geen adres of naam van de ouder werd opgegeven
² Enkel indien er nog een openstaand bedrag is op die data
³ Zowel wanneer een ouder een inschrijving maakt als via een actie door de admin
⁴ Deze x kan je zelf instellen via ‘Instellingen’, voor meer info contacteer je best KampAdmin
⁵ Als deze familie zich niet uitschreef voor promomails & een bevestigde inschrijving heeft in de afgelopen 2 jaar
⁶ Naar alle ouders met een inschrijving in het vorige kalenderjaar (met fiscaal attest)
Deze mails kan je herverzenden door naar de desbetreffende Podio app te gaan en op “acties” te klikken (niet op mails).
E-mails naar de admin
KampAdmin stuurt zo weinig mogelijk e-mails naar de admins. We proberen de nodige lijsten en todo’s steeds duidelijk en up-to-date weer te geven in de systemen. Daarnaast sturen we wel deze mails naar de admins:
- Twee-wekelijks overzicht van de status
- De dag voor er een praktische infomail vertrekt naar alle deelnemers
Teksten aanpassen
Je kan de standaard teksten van de e-mails aanpassen via de “vertalingen” app. Voor meer informatie, lees het artikel over configuratie.
Agenda-uitnodigingen
In de bevestigingsmail kan ook een functionele kalender-uitnodiging worden toegevoegd. In de meeste mailprogramma’s zoals Gmail, Outlook of iCloud-mail worden dit soort uitnodigingen automatisch opgevist en wordt dit bovenaan geplaatst (zie screenshot). Zo kan de boeker deze inschrijving eenvoudig toevoegen aan zijn/haar kalender.
In deze BETA-testperiode werkt deze functie enkel voor ononderbroken periodes (bv. een kampweek of weekend).
Later wordt dit ook uitgerold voor kampweken met een onderbreking of lesreeksen.
Je kan deze functie activeren door de instelling “participants_add_calendar_invite_in_mails” op “yes” te plaatsen.
