-
Intro
-
Deelnemers
-
Monitoren
-
Financieel
-
Communicatie
-
Geavanceerd
KampAdmin kan automatisch oude inschrijvingen, personen, activiteiten… archiveren. Dat is nuttig in het kader van de GDPR regelgeving, maar ook om je database proper, snel en relevant te houden. Gelieve een support-ticket aan te maken om een bepaalde periode te archiveren.
Enkel inschrijvingen voor activiteiten die minstens 2 kalenderjaren geleden plaatsvonden, kunnen worden gearchiveerd. Op dat moment worden ze sowieso al verborgen van het dashboard voor ouders aangezien de attesten niet meer relevant zijn.
Het archiveren verloopt in verschillende stappen waarbij je enkele keren input/goedkeuring moet geven.
Contacteer KampAdmin via een support ticketje om dit proces in gang te zetten voor jouw organisatie.
Stap 1 Aanmaken archief-items
| Activiteiten | Personen | Inschrijvingen | Moni Inschr. |
| - Code - Naam - Categorie (als tekst) - Thema (als tekst) - Locatie (als tekst) - Periode (als tekst) - Startdatum - Einddatum - Prijs - Max pax - Bevestigd - Wachtlijst - ID (voor KA) |
- Voornaam - Achternaam - Geslacht - Geboortedatum - Rollen - Ouders (archief-personen) - E-mail 2 - Telefoonnummers - Postcode (filterbaar) - Stad - Adres - Persoon (indien niet verwijderd) - ID (voor KA) |
- Deelnemer (archief-persoon) - Ouder (archief-persoon) - Activiteit (archief-activiteit) - Status - Kostprijs berekening - Gefactureerd bedrag - Opmerking ouders - Startdatum - Einddatum - Aantal aanwezigheden - Data aanwezigheden - Ingestuurd op datum - ID (voor KA) - Bijlagen (later) |
- Monitor (archief-persoon) - Activiteit (archief-activiteit) - Status - Contract status - Rol (als tekst) - Functieomschrijving - Bevestigingsdatum - Startdatum - Einddatum - Dagen overschrijft periode (als tekst) - Aantal dagen - Admin notities - Reden geweigerd - ID (voor KA) - Bijlagen (later) |
Stap 2 Exporteer gegevens
Bovenstaande gegevens zijn de enige die KampAdmin zal bewaren in Podio (zie volgende stappen). Indien je zaken zoals evaluaties, check-ins, moni-opmerkingen, moni-evaluaties... graag bijhoudt, maak je daar op dit moment een export van.
Hierna geef je dan je akkoord aan KampAdmin om verder te archiveren.
Stap 3 Financiële opkuis
Na je akkoord, worden de financiën opgekuist. Alle facturen en creditnota's worden op €0 geplaatst en de pdf's worden overgeheveld naar de archief-inschrijving. Corresponderend worden oude betalingen op €0 geplaatst zodat het totaal bij de ouders hetzelfde blijft.
Opgelet: onbetaalde bedragen uit deze periode zullen worden kwijtgescholden. Kijk dus alle inschrijvingen met betaald=nee uit de periode die gearchiveerd wordt goed na.
KampAdmin doet vervolgens een uitgebreide controle of alles in orde is.
Na controle worden de facturen & betalingen verwijderd. Zo heb je als admin een beter overzicht bij gezinnen met veel inschrijvingen en wordt ook de lengte van de historiek beperkt op het financieel dashboard van de ouders.
Na de facturen, worden ook de fiscale & deelname-attesten van de originele inschrijvingen bij de archief-inschrijvingen geplaatst. Voor de monitoren worden de contracten naar de archief-moni-inschrijving overgezet.
Stap 4 Basis verwijderen
Na controle door beide partijen, worden de volgende zaken verwijderd:
- Gearchiveerde inschrijvingen
- Gearchiveerde Activiteiten
- Check-in items verbonden aan gearchiveerde inschrijvingen
- Betalingen (zie stap 2)
- Facturen (zie stap 2)
Stap 5 Personen verwijderen (optioneel)
Indien je dat wenst, kan KampAdmin de personen taggen die nu nog enkel gearchiveerde inschrijvingen hebben. Deze mogen verwijderd worden en dat kan nuttig zijn om je ledenbestand relevant te houden. Hun gegevens zijn niet weg, ze zitten in de archief-personen.
Je kan ook kiezen om dit niet te doen omdat je bijvoorbeeld je ledenbestand graag volledig houd voor promo, monitoren of alumni.
Stap 6 Uitgebreid verwijderen
Nadat de basis werd verwijderd, tagt KampAdmin kortingen, opties, coupons, categorieën, thema's, locaties, periodes & dagen die niet meer verbonden zijn aan activiteiten of inschrijvingen. Deze kan je nu ook verwijderen na inspectie. Zo blijft de database proper en relevant.
