Beheer Podio accounts
Één of meerdere accounts?
In Podio kan het zijn dat jouw organisatie werkt met een algemene login (bijvoorbeeld [email protected]) of met persoonlijke accounts. Dit hoeft niet noodzakelijk overeen te komen met de beheerders in Podio (die we typisch admin noemen, mogelijks jouw werknemers).
Aangezien je perfect tegelijk kunt werken op één account, raden we dit aan voor kleinere organisaties.
Vanaf je organisatie 2000 inschrijvingen heeft, vragen we vanuit KampAdmin om te werken met persoonlijke accounts.
Gebruikers beheren
Indien je werkt met een algemene login (zie boven) dan moet je zelf in principe geen gebruikersbeheer doen in Podio. Deze algemene login heeft dan standaard toegang tot de nodige werkruimtes en apps.
Indien je werkt met persoonlijke logins, houd je deze best in lijn met de huidige werknemers. Hieronder vind je enkele artikels over het beheer van gebruikers in Podio die je daarbij kunnen helpen:
De rol 'admin' en toegang tot de monitorenplanning
Los van de gebruikers in Podio, zitten al je medewerkers normaal ook als persoon in je ledenbestand in Podio. Zij hebben vaak heel wat rollen en test-inschrijvingen aan zich verbonden.
Medewerkers die in de monitorenplanning werken hebben typisch ook de rol organisator & admin. Meer info daarover kan je hier terugvinden op onze helpdesk over de monitorenmodule.
Wanneer een persoon de rol ‘admin’ heeft worden steeds alle acties getoond om te kunnen testen.
Wat als een medewerker vertrekt?
Indien een medewerker (admin) vertrekt past je best een aantal zaken aan in en rond Podio. Hieronder vind je een indicatieve checklist van wat je best even kan nakijken. Het is belangrijk om te beseffen dat er een verschil is tussen een Podio-account en je medewerkers als persoon in het ledenbestand.
Account in Podio:
Indien je werkt met een algemene login voor Podio (zie boven):
✅ Verander het wachtwoord zodat de ex-medewerker niet meer aan de gegevens kan.
⚠️ Deze stap is zeer belangrijk omtrent cyber security & privacy regelgeving.
Indien je werkt met persoonlijke accounts in Podio (zie boven):
✅ Verwijder deze persoon in de Podio-werkruimtes waar die toegang heeft (meer info)
✅ Vraag deze persoon zijn/haar Podio-account te verwijderen zodat deze niet langer onder je Podio-licentie valt (meer info)
Persoon in ledenbestand:
✅ Verwijder bij de persoon in het ledenbestand de rollen “admin” en “organisator” , zo heeft deze persoon geen toegang meer tot de monitorenplanning en persoonsgegevens van monitoren.
⚠️ Verwijder deze persoon niet, deze persoon kan perfect zijn/haar profiel behouden als ouder, kind en/of monitor.
