De delen van het Organisatorendashboard
Als organisator krijg je een dashboard dat bestaat uit verschillende delen vanwaar je jouw activiteiten en monitoren kan opvolgen. Hieronder volgt per deel een korte uitleg. Om het organisatorendashboard te openen, moet je de rollen “admin” en “organisator” hebben. Als je vervolgens inlogt, zie je het organisatorendashboard.
Een extern scherm om 2 schermen naast elkaar te kunnen zetten, kan ook enorm handig zijn.
Een korte intro: bekijk het filmpje hieronder voor een korte intro over welke gegevens je waar terugvind:
Uitgebreide uitleg: in dit filmpje word je aan de hand van 6 vragen wegwijs gemaakt in de hele moni-planning:
1. Moni-plaatsen
a) Verzamelplaats van alle info
Moni-plaatsen zijn het centrale punt voor organisatoren zoals jij. Ze bundelen heel compact alle informatie die je nodig hebt om een actueel overzicht te krijgen.
Één moni-plaats bepaalt voor een activiteit en een rol hoeveel monitoren er nodig zijn, bv:
Moni plaats 1: Waterpret – Hoofdmoni – 1 nodig
Moni plaats 2: Waterpret – Animator – 2 nodig
Het is dus de bedoeling om al die moni-plaatsen op te vullen tegen dat de activiteit start. Daarom worden per moni-plaats verschillende tellers aangeboden:
Nodig: het aantal monitoren dat je zoekt voor deze moni plaats. Hier komt een groen vinkje bij te staan als deze gevonden zijn.
Bevestigd: het aantal monitoren met een bevestigde moni-inschrijving op deze moni-plaats.
Voorstellen: het aantal openstaande voorstellen waarop monitoren nog moeten antwoorden
Reserve: het aantal monitoren met een moni-inschrijving op status ‘reserve’
Geannuleerd/Geweigerd: het aantal geannuleerde of geweigerde moni-inschrijvingen
Het kan zijn dat deze tellers kommagetallen bevatten. Dit gebeurt wanneer monitoren slechts een deel van de periode zullen begeleiden.
b) Podloodje = moni-plaatsen aanpassen
Via deze knop kan je de rol of het aantal nodige monitoren aanpassen. Dat kan bijvoorbeeld nodig zijn indien het aantal deelnemers lager of hoger is dan verwacht. Bovenaan de pagina vind je ook een knop op nieuwe moni-plaatsen toe te voegen.
c) Plus = moni-plaats boeken
Door op het plus-icoon te klikken kan je monitoren inboeken op deze moni-plaats. Hiervoor zal de zijbalk openen. Je kan verschillende monitoren uitnodigen in één beweging.
- Zoek de monitoren in de zoekbalk
- Voeg een functieomschrijving toe (optioneel)
- Bewerk de aanwezige dagen (optioneel)
- Kies een status (meestal ‘uitnodigen’)
In de zijbalk wordt onderaan een overzicht getoond van de huidige bezetting van deze moni-plaats.
2. Moni-inschrijvingen
Een moni inschrijving is een monitor die is ingepland op een bepaalde moni-plaats via de zijbalk (zie hierboven). Indien een monitor niet de volledige periode zal begeleiden, komen de aanwezige dagen bij ‘manuele dagen’ te staan. Elke moni-plaats heeft een status. Via het plus-icoon kan je de status of de aanwezige dagen van een bepaalde moni-inschrijving wijzigen.
- Voorstel: de monitor werd uitgenodigd maar antwoordde nog niet op dit voorstel. Dit is de enige status die de monitor zelf kan aanpassen via het dashboard. Indien de moni-plaats nog niet volzet is, kan hij/zij kiezen tussen “bevestigen” of “weigeren”, anders wordt dit “reserve” of “weigeren”.
- Bevestigd: de monitor heeft toegezegd, je kan nu een contract opmaken voor deze inschrijving.
- Reserve: de moni-plaats was al volzet, maar de monitor gaf zich op als reserve. Het kan steek houden om de monitor op een andere moni-plaats in dezelfde periode uit te nodigen.
- Geweigerd: de monitor weigerde deze uitnodiging. De reden van deze weigering staat er meestal bij vermeld.
- Geannuleerd: jij annuleerde de inschrijving.
Daarnaast heeft elke moni-inschrijving een contract-status. Via het document-icoon kan je het contract genereren of downloaden.
3. Monitoren
Elke monitor die een locatie bij zijn/haar voorkeuren aanduidt waarvoor jij verantwoordelijk bent, wordt toegevoegd aan jouw monitoren. Je kan deze inplannen voor de activiteiten op deze locaties.
Via de filter bovenaan krijg je snel een overzicht van de monitoren met nieuwe info, volledig nieuwe monitoren of al je monitoren.
Je kan ook gemakkelijk een lijst krijgen met alle monitoren die een bepaalde locatie of periode opgaven bij hun voorkeuren.
a) Status
Elke monitor heeft een status die doorheen de tijd kan veranderen.
Kandidaat: deze nieuwe monitor vulde al zijn/haar gegevens in en verwacht door jou te worden geactiveerd of geweigerd. Neem de info onder de loep door op het potlood-icoon te klikken en activeer of weiger vervolgens deze kandidaat via het plus-icoon.
Actief: deze monitor is momenteel actief en kan worden ingeboekt voor moni-plaatsen.
Inactief: deze monitor is momenteel niet (meer) actief, maar is dat wellicht ooit wel geweest. Dit is vaak op eigen verzoek, wanneer ze bijvoorbeeld te oud zijn geworden.
Geweigerd: de kandidatuur van deze monitor werd geweigerd door jou of een andere organisator.
Je kan de status van een monitor wijzigen door op het plus-icoon te klikken en vervolgens op ‘status’. De monitor zal via mail op de hoogte worden gebracht van deze wijziging.
b) Voorkeuren
Ook onder de kolom ‘voorkeuren’ vind je een soort status, maar dan van de voorkeuren. Deze zal meer wisselen dan de algemene status.
In te vullen: er wordt verwacht van de monitor dat die zijn voorkeuren updatet zodat je hem/haar later kan inplannen adhv die informatie.
Te verwerken: de monitor vulde recent zijn/haar voorkeuren aan en er is dus nieuwe informatie beschikbaar voor jou om deze monitor in te plannen (zie onder). Nadat je deze voorkeuren bekeek en hieraan gevolg gaf, markeer je de status als ‘verwerkt’. Klik daarvoor op het plsu-icoon, vervolgens op ‘status’ in de zijbalk en dan op ‘markeer als verwerkt’
Verwerkt: er is geen nieuwe informatie van deze monitor sinds je deze laatst op ‘verwerkt’ plaatste.
Elke keer als een monitor zijn/haar voorkeuren updatet, komt deze status terug op ’te verwerken’ te staan. Zo blijf je gemakkelijk op de hoogte van de nieuwe informatie.
c) Potlood-icoon
Via het potlood-icoon kan je extra gegevens en voorkeuren zien van deze monitor. Wat je hier ziet hangt af van de organisatie waarvoor je werkt.
Eventueel kan het ook dat je hier informatie kan aanpassen, of aanvullende informatie kan voorzien (bv een beoordeling).
d) Plus-icoon
Hierboven stonden al enkele acties die je kan doen in de zijbalk, die opent door op het plus-icoon te klikken. In de zijbalk kan je ook je monitoren inplannen op moni-plaatsen. Dit gebeurt als volgt (zie ook de afbeelding onderaan met de overeenkomende cijfers):
- Zoek de activiteit
- Selecteer de rol
- Voeg een functieomschrijving toe (optioneel, dit ziet de monitor ook)
- Voeg een notitie toe (optioneel, dit ziet de monitor niet)
- Bewerk de aanwezige dagen (optioneel)
- Kies een status (meestal ‘uitnodigen’)
- Onderaan wordt een overzicht gegeven van in welke periodes deze monitor al een inschrijving heeft.
4. Activiteiten
a) Overzicht
Hier zie je een overzicht van alle activiteiten waarvan jij de organisator bent: waar ze plaatsvinden, wat de huidige bezetting aan deelnemers is. Als admin kan je via dit dashboard ook zelf activiteiten toevoegen (zie hiervoor ook monitoren inplannen) .
Je kan er klikken op 4 iconen:
Deelnemers-icoon: ga naar een tabel met de deelnemers, hun leeftijden en contactgegevens (zie hieronder).
Potlood-icoon: bewerk de configuratie van deze activiteit.
Persoon-icoon: genereer een deelnemerslijst voor deze activiteit. Deze zal enkele minuten later als Excelbestand naar je worden gemaild. De gegevens die hierin worden opgenomen, worden bepaald in de configuratie. Deze lijst bevat enkel de bevestigde deelnemer-inschrijvingen.
Hart-icoon: genereer een lijst met medische info voor deze activiteit. Deze zal enkele minuten later als Excelbestand naar je worden gemaild. De gegevens die hierin worden opgenomen, worden bepaald in de configuratie Deze lijst bevat enkel de bevestigde deelnemer-inschrijvingen.
b) Deelnemers
Door in de Activiteiten-tabel links op het icoontje met de drie mannetjes te klikken, kan je de deelnemers bekijken in je dashboard. Hier krijg je een overzicht van de namen, leeftijden en contactgegevens. Via de knop “mail deelnemers” kan je de deelnemers met een bevestigde inschrijvingen ook een mailtje sturen. Doe dit echter enkel na overleg, want de meeste e-mailcommunicatie verloopt automatisch.
Indien je hiervoor gemachtigd bent, kan er ook een knop “SMS deelnemers” zijn.
Indien de ouders een opmerking meegaven bij het inschrijven, dien je deze te verwerken. Dat doe je door -indien nodig- een mailtje te sturen naar de ouder(s) of even af te stemmen met de organisatie. Via het plus-icoon kan je vervolgens de opmerking markeren als verwerkt.
Indien er een hart-icoon staat in de laatste kolom, is er belangrijke medische info gegeven, je kan deze nalezen door de medische info lijst te downloaden.
Indien de aanwezigheden van de deelnemers worden bijgehouden via de KampAdmin mobiele app, dan kan je hier ook zien hoeveel keer en wanneer elke deelnemer aanwezig was.
5. Overzicht monitorenplanning
Hier krijg je een overzicht van de monitorenplanning op je activiteiten.
De activiteiten kunnen weergegeven worden per locatie, periode, startdatum of categorie.
Per rol zie je hier een visueel overzicht van de planning, waarbij:
- een rondje = voorstel
- een vierkant = bevestigd
- een leeg vakje = nog niemand
en
- een klein rondje = meer voorstellen verstuurd dan opgegeven moniplaatsen
- een klein vierkantje = bevestigd, reservemonitor
Je kan monitoren inplannen door op het lege vakje te klikken. Om een bestaande planning aan te passen, klik je op het desbetreffende rondje of vierkantje.
Je ziet hier per activiteit ook de bezetting qua deelnemers en kunt met die informatie ook meteen nieuwe moni-plaatsen aanmaken of bestaande plaatsen aanpassen. Handig tijdens de planning!
