Het kan gebeuren dat organisaties kinderen inschrijven onder een account dat zij hebben aangemaakt. Hieronder volgt een woordje uitleg over de mogelijke problemen (en oplossingen) die hierbij kunnen voorkomen.
De inschrijving is gemaakt met een algemene account. Wat nu?
Elk e-mailadres kan in KampAdmin slechts gelinkt worden aan één account. Het is dus niet mogelijk om verschillende accounts aan te maken met hetzelfde e-mailadres (vb. ocmw@stad.be).
Deze account kan meerdere kinderen hebben en kinderen kunnen meerdere ouders hebben (net zoals bij gescheiden ouders). Een kind kan dus gelinkt worden aan verschillende organisaties en/of ouders.
Hoe zorg ik dat alle betrokken personen de nodige e-mails ontvangen?
Om ervoor te zorgen dat alle betrokken personen de nodige e-mails ontvangen, ga je best als volgt te werk:
- Ouder:
- Alle info van de vzw of het ocmw
- Vraag om algemene mailadressen te gebruiken als info@hulporganisatie
in plaats van persoonlijke mailadressen, die geregeld veranderen (bv: tobias@hulporganisatie.be)
- Kind:
- De info van het kind zelf (naam, voornaam & geboortedatum)
- E-mail 2: eventuele e-mailadres van de ouder(s)
Facturen en attesten
Om de facturen en/of attesten op naam van de ouder op te maken moet je de facturatiegegevens van de kinderen aanpassen. Op die manier kan die eenvoudig voor verschillende kinderen van dezelfde organisatie de juiste adressen op de documenten zetten.
- Facturatie adres: anders
- Facturatie naam: naam van de ouder
- Facturatie straat & stad: adres van de ouder
Mensen zonder e-mailadres
Een ander scenario: mensen inschrijven die geen e-mailadres hebben.
Aangezien KampAdmin ouders en monitoren uniek identificeert aan de hand van hun e-mailadres, moét elke ouder en monitor een (uniek) e-mailadres hebben in KampAdmin. Wanneer deze persoon echter geen e-mailadres heeft, kan je zelf een uniek e-mailadres opmaken om dit te omzeilen. Typisch wordt dan een dummy e-mailadres als volgt opgesteld:
Voorbeeld naam: Tobias Muller
Dummy e-mailadres: geenmail+tobias_muller@kangouroukampen.be
Waarbij je kangouroukampen.be vervangt door je eigen webdomein.
Afhankelijk van hoe je eigen mailsysteem is ingesteld, kan het vervolgens zijn dat je zelf de mails gaat ontvangen, wat eventueel handig kan zijn aangezien er geen echte ouder/monitor is die deze ontvangt.
We raden ook aan om deze personen te voorzien van een tag/label zodat je die eenvoudig kan uitfilteren indien nodig.
