Print

Als jouw organisatie voor de monitorenplanning werkt met externe partijen die een (deel van) de planning op zich nemen, moet je in Podio de rol ‘organisator’ in gebruik nemen. Iedereen met die rol kan dan via het dashboard eenvoudig (in de mate die jij bepaalt, zie verder) de monitorenplanning doen. 

Een organisator toevoegen

Organisator aanmaken

Elke organisator moet eerst een monitor zijn, anders kan deze persoon niet inloggen. Meer over de monitorenmodule kan je hier lezen. Eens een persoon een monitor is, kan je de rol ‘organisator’ aanvinken bij het persoon-item. Er zal nu een organisator worden aangemaakt voor deze persoon. De organisator kan eenvoudig wisselen tussen zijn dashboard zoals wordt uitgelegd in dit artikel.

Schermafbeelding_033120_021359_PM.jpg

Bevoegdheden toekennen

In het veld ‘bevoegdheden’ kan je aanduiden welke bevoegdheden deze organisator krijgt. Deze spreken voor zich. Voor sommige functionaliteiten (bv. activiteiten toevoegen), moet je eerst andere zaken instellen samen met KampAdmin.

Schermafbeelding_100720_015252_PM.jpg

Linken aan activiteiten

Om een organisator de deelnemers van een bepaalde activiteit te laten opvolgen, moet je de organisator(en) linken aan de activiteit(en). Dat doe je door in de activiteiten-app in Podio het veld ‘organisator’ in te vullen.

Schermafbeelding_033120_021525_PM.jpg

Vanaf dat moment wordt deze activiteit zichtbaar voor de opgegeven organisatoren en kan die zien wat de bezetting is. Of deze organisator ook wijzigingen kan aanbrengen aan de configuratie van de activiteit, lijsten kan downloaden, deelnemers mailen/smsen, bepaal je in de configuratie & bevoegdheden.

Meer info lees je hier

Acties als organisator

Monitorenbezetting opvolgen

Een externe organisator ziet op zijn/haar dashboard alle moni-plaatsen voor de activiteiten waaraan die is verbonden. Hij/zij kan dus ook de bezetting van monitoren opvolgen of het aantal plaatsen bijstellen.

Of de organisator ook monitoren kan inplannen, hangt ervan af of er monitoren zijn gekoppeld aan deze organisator (zie hieronder).

Meer info over moni-plaatsen vind je hier

Monitoren inplannen

Als je naar de ‘organisatoren’ app gaat in Podio, dan vind je daar alle personen terug met de rol ‘organisator’. Hier kan je deze organisatoren ook linken aan bepaalde locaties en categorieën (dit is optioneel).

Indien je dit doet, zullen monitoren worden toegewezen aan een organisator wanneer een monitor een van deze locaties opgaf bij zijn/haar voorkeuren. Deze monitor is dus potentieel interessant voor deze organisator om in te plannen, en de organisator kreeg daartoe de rechten door gekoppeld te worden aan de locatie. 

Communicatie over een specifieke moni-inschrijving zal ook het e-mailadres van de organisator krijgen al antwoordadres (reply-to) zodat je als admin ontlast wordt van eventuele vragen.

Om organisatoren géén toegang te geven tot hun monitorenplanning, koppel je ze dus niet aan locaties.

Vorige Configuratie van de organisatorenmodule
In dit artikel: