Print

Standaard verlopen terugbetalingen automatisch en intuïtief via Mollie.

Is het onmogelijk om de terugbetaling automatisch via Mollie te doen? Dan kan je deze via overschrijving of cash doen, daarover meer uitleg onderaan.

Terugbetalingen in Mollie

Er zijn drie situaties waarin de automatische betalingen via Mollie gebruikt kunnen worden:

1. bij een annulatie van een inschrijving, wanneer je kiest om terug te betalen. (filmpje 1)

2. bij een prijsverlaging aan een inschrijving, wanneer je kiest om terug te betalen. Lees meer hier.

3. bij een ouder die zijn spaarpotje terug wilt:
     3a. zonder administratiekost (filmpje 1)
     3b. met administratiekosten (filmpje 2)

Veel gestelde vragen

Deze komen vanuit Mollie. De IBAN weten we helaas niet. We vermelden wel duidelijk de naam van je organisatie en de reden van de terugbetaling in de mededeling. 

Soms kan er toch niet automatisch worden terugbetaald door KampAdmin. Het systeem geeft je dan duidelijk een melding van wat er wel/niet gelukt is. Dit kan voorvallen als de ouder minder betaald heeft via Mollie dan je wilt terugbetalen (maar bijvoorbeeld cash heeft betaald). Je kan de ouder dan manueel terugbetalen (zie volgende vraag).

Mollie doet terugbetalingen met het saldo dat het ter beschikking heeft van inkomende gelden. Het kan dus zijn dat er te weinig geld voorhanden is om de terugbetalingen uit te voeren. In dat geval kan je saldo toevoegen aan Mollie via een knop die dan zal verschijnen op je dashboard. De terugbetalingen worden sowieso zo snel mogelijk uitgevoerd, je hoeft deze niet manueel te doen.

KampAdmin werkt van nieuwste naar oudste betaling om zeker de juiste IBAN te gebruiken voor de terugbetaling. Daarenboven probeert KampAdmin slim te zijn met matchende bedragen om zo weinig mogelijk transacties te doen en dus de kosten te beperken.

Je hoeft je als admin dus niet bezig te houden met welke betalingen in Mollie worden terugbetaald. Alle nodige informatie is voorhanden in Podio.

Ja dat kan, maar gelieve dit niet te doen! 
Deze terugbetalingen worden niet opgenomen in het financieel dashboard van de ouder, en het tegoed zal open blijven staan. Hierdoor is de kans groot dat je de ouder 2 keer terugbetaalt.

Neen, als de prijs van een inschrijving daalt na wijzigingen die je aanbrengt dan wordt er na een uur automatisch een tegoed aangemaakt (indien alles reeds betaald werd en er geen andere te-betalen inschrijvingen zijn). Je kan dan kiezen om dit tegoed terug te betalen.

Indien je toch wilt terugbetalen, kan je zelf de actie ‘factureer verschil’ gebruiken na je wijzigingen. Daar kan je kiezen wat je met de bedragen wilt doen.

Binnen het uur nadat je een automatische terugbetaling aanvroeg, kan je deze nog annuleren. Dat kan bijvoorbeeld nuttig zijn wanneer het IBAN nummer verouderd blijkt. Ga hiervoor naar de betaling die werd aangemaakt bij de terugbetaling en klik bij de acties op ‘terugbetaling annuleren’. KampAdmin doet dan het nodige in Mollie en zet deze terugbetaling in Podio op €0. Het bedrag komt dan in tegoed te staan bij de ouder en kan manueel worden terugbetaald (zie onder).

Manueel terugbetalen

Als er geen automatische terugbetaling kan zijn, wordt het geld automatisch in het spaarpotje gezet.

Wil je toch terugbetalen? Dan zijn er twee manieren om dit te doen:

1. Schrijf het over via je bank en voeg de betaling toe als negatieve betaling in Podio. (meer info)
2. Schrijf het over via je bank en laad het via een bank-export op in het KampAdminsysteem. (meer info)

Wanner je automatisch probeert terug te betalen en dit mislukt, geven we -indien mogelijk- de nodige gegevens om de overschrijving te doen.

Je kan ook een export trekken van alle ouders die een manuele terugbetaling nodig hebben. Als de automatische terugbetaling mislukt, krijgt deze ouder vanzelf het label ‘terugstorten manueel’. Wanneer je de hierboven beschreven acties dan hebt uitgevoerd, verdwijnt dit label. Zo kan je gemakkelijk bijhouden wie je nog moet terugbetalen.

Vorige Spaarpotjes
Volgende Ouder meer tijd geven om te betalen
In dit artikel: