Print

Het inplannen van monitoren gebeurt vanuit de Planningstool, dat kan een Google sheet of een Organisator Dashboard zijn. De werking is dezelfde en gebeurt via een zijbalk van KampAdmin.

De Planningstool heeft tabs die elk gelinkt zijn aan de Podio app met dezelfde naam: Monitoren, Moni Plaatsen, Moni Inschrijvingen. De data voor die 3 tabs wordt automatisch gesynchroniseerd vanuit Podio. 

Je kan op 2 manieren monitoren uitnodigen voor een bepaalde moni plaats. Het principe en de statussen werken op dezelfde manier als bij de Podio app. 

Hoe je te werk gaat zie je in onderstaande video, of uitgeschreven daaronder:

In de tab ‘Monitoren’ kun je een of meerdere monitoren uitnodigen voor 1 bepaalde Moni Plaats:

  • Klik in de Google Sheet op de actie ‘KampAdmin’: Er verschijnt rechts een actiebalk (dit dien je maar 1x bij het openen van de sheet te doen)
  • Filter op 1 of meerdere zoekcriteria om de gewenste monitoren te vinden (bv. voorkeur locatie, behaalde attesten)
  • Selecteer de monitoren die je wil uitnodigen
  • In de actiebalk kun je zoeken op activiteitcode en rol om zo de juiste Moni Plaats terug te vinden
  • Je hebt de mogelijkheid om de monitor in te plannen op bepaalde dagen van de periode. Deselecteer hiervoor de checkbox naast ‘Volledige periode’ en selecteer de gewenste dagen. Deze dagen worden dan aangeduid in het veld ‘Dagen (overschrijft activiteit)’ in de moni- inschrijving.
  • Onderaan heb je de volgende mogelijke acties voor de selectie van monitoren:
    • Voorstel 
      = Het voorstel verschijnt op de persoonlijke pagina van de monitor. De monitor kan elk voorstel goedkeuren of weigeren. Hij/zij ontvangt hier ook mails van.
    • Bevestigen
      = De uitnodiging is direct bevestigd en moet niet meer geaccepteerd worden via het dashboard. De moni zal toegang krijgen tot informatie over het team en praktische informatie toegestuurd krijgen vanaf een aantal dagen voor de start van de activiteit.
    • Reserve
      = Als het aantal bevestigde inschrijvingen gelijk is (of groter) aan het ‘aantal nodig’ van de moni plaats, kan de monitor op de reservelijst ingeschreven worden.
In de  tab ‘Moni Plaatsen’ tab kun je een monitor uitnodigen voor 1 of meerdere Moni Plaatsen:
  • Klik op de Google Sheet-actie ‘KampAdmin’: Er verschijnt rechts een actiebalk (dit dien je maar 1x bij het openen van de sheet te doen)
  • Filter op 1 of meerdere zoekcriteria om de gewenste Moni Plaats te vinden (bv. activiteit of periode)
  • Selecteer 1 of meerdere Moni Plaatsen waarvoor je een monitor wilt uitnodigen
  • In de actiebalk kun je zoeken op de naam van de monitor (de uitgegrijsde monitoren zijn al ingepland)
  • Onderaan heb je de volgende mogelijke acties voor de geselecteerde monitor:
    • Voorstel (zie optie 1 voor uitleg van de drie statusknoppen)
    • Bevestigen
    • Reserve

Een monitor inplannen na datum

Je kan tot 62 dagen na afloop van een activiteit een monitor retroactief inplannen voor een activiteit. Dit kan handig zijn wanneer je bijvoorbeeld na een kampzomer de last minute ingevulde moniplaatsen wilt aanvullen. 

Is de termijn van 62 dagen verstreken, dan kan je nog steeds manueel een moni inschrijving toevoegen. Dit doe je dan via Podio. 

Waarschuwingen bij moni-inschrijvingen

Net zoals bij deelnemers-inschrijvingen kan het zijn dat er een waarschuwing wordt gegeven bij een moni-inschrijving. Dit zijn geen fouten, het is puur een waarschuwing.

De belangrijkste waarschuwing is “inschrijving in zelfde periode“. Deze wordt aangevinkt als een monitor meerdere bevestigde inschrijvingen heeft in dezelfde periode. We kijken hiervoor puur naar de start- en einddatum van een inschrijving en nemen enkel kampen (max. 30 dagen) in beschouwing.

Volgende Voorstellen goedkeuren
In dit artikel: