Kinderen schreven zich in een stoere bui in om als keuze-activiteit te gaan rotsklimmen, maar als puntje bij paaltje komt durven ze niet meer, iemand vergat dat hij/zij recht had op een korting of iemand mag van de wachtlijst gehaald worden.
Als admin kan je aan al deze wensen voldoen, maar het is belangrijk om te weten voor welke actie je waar moet zijn. Immers, sommige acties – zoals het veranderen van een status of het wijzigen van een activiteit – hebben gevolgen voor de factuur, de beschikbaarheid op de activiteit etcetera. Hieronder lees je hoe je jezelf foutloos doorheen de verschillende manoeuvres kan loodsen.
Opties, kortingen of coupons toevoegen of verwijderen
Prijs stijgt = extra factuur
Na het toevoegen van een optie of verwijderen van een korting, stijgt de kostprijs van de inschrijving en moet er dus een extra factuur gegenereerd worden.
De extra factuur wordt gegenereerd in de Podio app ‘Deeln. inschrijvingen’ (onder ‘Reservaties’). Open een inschrijving, klik op de actieknop ‘Acties’. Als je dan op ‘Factureer verschil’ klikt, verschijnt de volgende informatie:
- Verschil
= Prijsverschil dat zal verschijnen op de nieuwe factuur - Open (totaal)
= Het open bedrag dat de ouder nog moet betalen. Dit is de som van alle bevestigde inschrijvingen verminderd met de kredietnota’s en betalingen die reeds gebeurd zijn. - Totaal gefactureerde bedrag
= De nieuwe kostprijs van de inschrijving
Tip: Wanneer de kostprijs van een inschrijving wordt verhoogd, komt de ouder niet in aanmerking voor een terugbetaling of spaarpotkrediet. In dit geval zullen we daarom deze optie niet tonen.
Prijs daalt = kredietnota
Na het verwijderen van een optie of toevoegen van een korting, vermindert de kostprijs van de inschrijving en moet er dus een kredietnota gegenereerd worden.
De kredietnota wordt gegenereerd via dezelfde actie in de Podio app ‘Deeln. inschrijvingen’.
In dit geval wordt dezelfde redenering gevolgd als bij het annuleren van een inschrijving, namelijk dat het geld indien van toepassing in het spaarpotje gestoken wordt.
Prijs blijft gelijk
Als er opties aangepast worden maar de uiteindelijke prijs gelijk blijft, wordt er geen nieuwe factuur gegenereerd.
Prijsaanpassing met reden
Je kan ook de prijs van een inschrijving aanpassen via de actie 9. Prijsaanpassing met reden. Dit zal ook een extra factuur of kredietnota genereren. Dit kan je gebruiken als de prijsaanpassing niet door een korting, optie of coupon komt. Een voorbeeld van wanneer je dit kan gebruiken is als er iemand vrijdag ziek is en je hen dus niet wilt laten betalen voor de hele activiteit.
Dit gebeurt enkel voor facturen waarvan de einddatum van de activiteit in de toekomst ligt of niet meer dan 30 dagen in het verleden.
De status van een inschrijving wijzigen
De status van een inschrijving wijzigen gebeurt via een actie, zie dit artikel.
De activiteit van een inschrijving wijzigen
Elke inschrijving is gelinkt aan een activiteit in de Podio app ‘Deeln. Inschrijvingen’.
Wanneer een ouder de activiteit van een inschrijving wilt wijzigen, mag je deze niet zomaar wijzigen in het Podio item omwille van de volgende redenen:
- De originele factuur wordt niet aangepast terwijl de kostprijs verschillend kan zijn
- De nieuwe activiteit kan reeds volzet zijn
- De toegekende korting kan ongeldig zijn voor deze activiteit
- De waardebon kan ongeldig zijn voor deze activiteit
Anders gezegd wordt op die manier elke mogelijke controle van de inschrijfflow overgeslagen, waardoor de kans op problemen met bijvoorbeeld de factuur groter wordt.
Als je telefoon krijgt van een ouder om een inschrijving te wijzigen, volg je daarom de volgende stappen:
- Annuleer de inschrijving in Podio
- Log in als de ouder (via ‘Acties’)
- Boek een nieuwe inschrijving voor de juiste deelnemer en activiteit
- Slaap op beide oren
