Volgens de privacywetgeving moet je in de privacyverklaring verklaren hoelang data wordt bijgehouden. Verschillende types data kunnen een verschillende bewaartermijn hebben.
Medische info
Voor medische gegevens is de bewaartermijn wellicht eerder kort. KampAdmin raadt aan om medische fiches periodisch (bv jaarlijks) in Podio te verwijderen. Op deze manier zijn deze ook steeds up-to-date wanneer ze nodig zouden zijn.
Je vind hiervoor een datumveld ‘Laatst actief ⚡’ bij medische fiches waarop je kan filteren. Deze datum is de laatste einddatum van een inschrijving of moni-inschrijving die deze persoon had.
Personen
Gearchiveerde personen
Gearchiveerde personen mogen worden verwijderd of geanonimiseerd. KampAdmin doet hier geen validaties op. Weet wel dat er ook nog een ‘echte’ persoon kan zijn hiervan, lees dus nog even verder. Voor meer info over archiveren, klik hier.
Zonder inschrijvingen // enkel gearchiveerde inschrijvingen
Personen die geen deelnemer of boeker zijn in een niet-gearchiveerde (moni)inschrijving, kan je verwijderen in Podio. Het enige dat je hierbij in de gaten moet houden, zijn familieconstructies. Kinderen kunnen immers niet bestaan zonder ouders.
Met recente inschrijvingen
Ouders en kinderen met bevestigde inschrijvingen die bezig zijn, nog moeten starten of nog maar net zijn afgelopen, moeten blijven bestaan. Deze mogen niet gearchiveerd, niet geanonimiseerd, noch verwijderd worden. De ouder gaf bij het boeken immers actief toestemming om de nodige info te bewaren, zie toestemmingen.
Met enkel oude of geannuleerde inschrijvingen
Deze mensen zijn geen actief lid (meer) en indien ze graag hun profiel willen deactiveren kan je dat doen door in Podio bij de ouder ‘archief‘ op ‘ja’ of ‘yes’ te zetten. Let er goed op dat je dan ook zelf even de toestemming voor promotionele e-mails intrekt (zie toestemmingen).
Ouders kunnen zichzelf niet ‘archiveren’, dat gebeurt steeds in Podio. Voor gearchiveerde ouders wordt hun dashboard uitgeschakeld, in de plaats daarvan krijgen ze een boodschap te zien (zie screenshot).
Indien er een nieuwe inschrijving wordt geboekt onder dit account, wordt het vanzelf gereactiveerd. De ouder gaf tijdens het inschrijven immers expliciet en actief toestemming om gegevens bij te houden die nodig zijn voor de inschrijving die op dat moment geboekt wordt (zie toestemmingen).
Inschrijvingen
Niet-gearchiveerde inschrijvingen mogen niet worden verwijderd in Podio!
Gearchiveerde inschrijvingen mogen steeds worden verwijderd of geanonimiseerd, KampAdmin doet hier geen validaties op.
Inschrijvingen worden steeds gearchiveerd in overleg met KampAdmin. Hierover kan je meer lezen in dit artikel: https://kampadmin.be/helpdesk/communicatie/privacy_gdpr/archiveren/
