Privacyverklaring
Elke vereniging moet een privacyverklaring opstellen en die vervolgens naleven. In Podio voeg je een link toe naar de algemene (inschrijf)voorwaarden in de instelling participant_wizard_step_4_toc_link. Die inschrijfvoorwaarden omvatten doorgaans ook de privacyverklaring.
Bij elke inschrijving gaat men akkoord met die algemene voorwaarden in de laatste stap (zie screenshot hieronder). Zo geeft men ook toestemming om de nodige persoonlijke informatie op te slaan en noodzakelijke informatie te ontvangen over de inschrijving die men plaatst. Ook op de factuur wordt nogmaals verwezen naar de algemene voorwaarden.
Aan monitoren wordt een soortgelijke vraag gesteld tijdens het registreren: hier is instemmen vereist om te kunnen registreren.
Nieuwsbrieven en promotionele e-mails
Bij het aanmaken van een ouder- of monitorenprofiel wordt ook bevraagd of men op dat e-mailadres nieuwsbrieven en promotionele e-mails wilt ontvangen. Dit is optioneel (opt-in) en men kan het antwoord steeds wijzigen op het ouderformulier. Het antwoord op deze vraag komt in Podio in het veld “(GDPR) Nieuwsbrief”.
Van alle mensen die hiermee niet instemden, worden de e-mailadressen toegevoegd aan de uitschrijflijst. De volledige lijst wordt bijgehouden in de werkruimte “communicatie” in de app “Uitgeschreven E-mails“. Deze lijst is verbonden aan het ledenbestand: een e-mailadres toevoegen op deze plek zal de mensen met dit e-mailadres aanduiden als ‘geen nieuwsbrief’ en omgekeerd.
Het uitgangspunt van deze lijst is om deze niet aan te schrijven voor promotionele e-mails. Meer info daarover vind je in het volgende artikel: https://kampadmin.be/helpdesk/communicatie/privacy_gdpr/mails-uitschrijven/
Daarnaast is er ook een rol ‘nieuwsbrief’ bij personen. Deze wordt niet aangevinkt bij het boeken van een inschrijving, maar dient om gegevens van geïnteresseerden in je werking bij te houden. Deze mensen wordt vanzelf aangemaakt wanneer je een nieuwsbrief-embed op je website plaatst.
Beeldmateriaal
Een derde toestemming die wordt gevraagd (aan deelnemers) gaat over beeldmateriaal. Deze vraag wordt gesteld op het formulier van de deelnemers op de mijn-familie pagina op het dashboard. Het antwoord op deze vraag komt in Podio in het veld “(GDPR) Foto”.
Het antwoord hierop kan ook worden getoond in de mobiele app van KampAdmin voor monitoren zodat zij over deze informatie beschikken. Meer info over de mobiele app, kan je hier vinden: https://kampadmin.be/helpdesk/monitoren/mobiele-app/instellingen-en-contactgegevens/
