Alle artikels
Print

Hieronder vind je een overzicht om jullie aanbod voor te bereiden voor de start van een nieuw seizoen. 

We raden aan om de volgende stappen in deze volgorde te doorlopen.

Periodes

Definieer de periodes van het nieuwe seizoen. Hoe je dit best doet hangt af van je organisatie: enkele scenario’s en de bijbehorende werkwijzes vind je hier.

Kortingen

Nieuwe activiteiten mogen vaak niet gekoppeld worden aan kortingen die tijdens het vorige jaar gebruikt werden.

Indien je een korting wilt toekennen aan een nieuwe activiteit, moet je deze dus opnieuw aanmaken of klonen van een bestaande.

Ook in het geval van een vroegboekkorting raden we aan om een nieuwe korting te maken met een nieuwe datum (en dus niet de datum te verschuiven van de vorige vroegboekkorting).

Alle info over kortingen vind je hier. Vraag hulp van KampAdmin indien nodig.

Opties

Maak de nodige opties & optiegroepen aan om ze later te koppelen aan activiteiten. Indien de prijs ongewijzigd blijft, kan je opties hergebruiken van vorig jaar. Indien de prijs wijzigt of je nieuwe opties wilt aanbieden, moet je nieuwe opties maken.

Coupons & partnerkortingen

Controleer of deze nog geldig zijn voor het nieuwe seizoen. Plaats ze op actief=nee indien ze niet meer gebruikt mogen worden.

Prijsregels

Controleer of deze nog geldig zijn voor het nieuwe seizoen.

In het geval van een vaste betaaldatum moet je een nieuwe prijsregel maken met de nieuwe betaaldatum (en dus niet de datum te verschuiven van de vorige prijsregel).

Categorieën en thema's

Indien je werkt met een categorie per seizoen, moet je een nieuwe categorie aanmaken. Je kan per categorie immers bepalen wanneer de inschrijvingen openen.

Waar categorieën eerder praktisch gericht zijn, hebben thema’s meer een inhoudelijk verschil.

Categorieën kan je zien als praktische opdelingen van je activiteiten. Typische vragen om deze te bepalen zijn:

  • Wanneer openen de inschrijvingen?
  • Zijn de activiteiten wekelijks of jaarlijks?
  • Hoe zou ik mijn aanbod structureren op mijn website?

Het is niet verkeerd om maar één categorie te hebben, bijvoorbeeld ‘kampen’.

voorbeelden: kampen, lessen, jaarreeksen, workshops

Thema’s hebben meer een inhoudelijk verschil. Waar je bijvoorbeeld als categorie “lessen” hebt, zijn je thema’s ‘dansles’, of ‘circusles’. 

Een thema wordt gebruikt als inhoudelijke overkoepeling van activiteiten met dezelfde inhoud, maar bijvoorbeeld op verschillende uren of locaties. Een aantal zaken zijn immers hetzelfde per thema, en zo hoef je die maar één keer in te stellen. 

voorbeelden: blokfluitles, kleuterdans, zwemmen niveau 1, survivalkamp, dansstage

Activiteiten toevoegen in Podio

Activiteiten kunnen op 2 manieren worden toegevoegd:

  • Manueel door bestaande activiteiten te klonen
    (open item > Acties > Klonen > Activiteiten opslaan).
  • Importeren via Excel bestand. Je mag hiervoor zeker een support ticket aanmaken zodat we jullie hiermee kunnen helpen.
    (relevant bij +100 activiteiten)

Als je een afbeelding wilt toevoegen, doe je dit best met afmetingen 500px breed en 350px hoog. Dan past het mooi in de kampzoeker die op je website verschijnt.

Documenten linken aan activiteiten

Na het aanmaken van de activiteiten, moeten de volgende zaken geconfigureerd worden:

Acitiviteiten tonen op website

Vervolgens bepaal je of/ vanaf wanneer je activiteiten publiek gemaakt worden. Meer informatie hierover lees je hier.

Oude activiteiten verbergen op de website

Activiteiten waarvan de einddatum in het verleden ligt worden sowieso niet getoond, maar om het overzicht te bewaren stellen we toch voor om de activiteiten te verbergen. Dit doe je door het veld “Publiek” in de activiteit op “Nee” te zetten.

Optioneel: fotoalbum of blog

De link die je hier toevoegt, komt op het dashboard voor bevestigde inschrijvingen bij de start van de activiteit.
Je kan hier bijvoorbeeld een link naar een blog of Google Photo album plaatsen.

Optioneel: link je activiteiten met de UiTdatabank

Meer informatie over hoe je activiteiten kan tonen in de UiTdatabank, vind je hier.

Tags:
In dit artikel: