Print

Elektronische verzending Fiscale Attesten in KampAdmin

Voor fiscale attesten voor kinderopvang die uitgereikt werden in 2022, was er voor het eerst een digitale aangifte in februari 2023. Vanuit KampAdmin hebben we toen het nodige voorzien om deze aangifte te doen. Uiteindelijk werd er besloten om de aangifte in 2023 (van inkomstenjaar 2022) nog niet te verplichten. 

Voor fiscale attesten die werden uitgereikt in 2023 moet nu een digitale indiening gebeuren in begin 2024. Momenteel ziet het er naar uit dat dit vérplicht zal zijn en moet gebeuren voor 29/02/2024 (bron).

We raden iedereen aan om dit artikel eerst volledig door te lezen voor je begint.  

Helaas worden het wettelijk kader en de tools die gebruikt moeten worden telkens pas begin februari beschikbaar en is er nog steeds best veel onduidelijkheid. KampAdmin heeft dus niet op alle vragen een antwoord en zal regelmatig doorverwijzen naar andere websites. 

Toch vinden we dit een mooie toevoeging, op die manier zullen immers meer mensen effectief het fiscaal voordeel genieten. Zeker voor de mensen die administratief minder sterk zijn of de taal niet voldoende machtig zijn, is dat een grote stap vooruit.

(laatste update aan dit artikel: 21/02/2024 om 15u45)

Meer inhoudelijke info

Online vind je enorm veel info hierover, enkele nuttige links:

De procedure die KampAdmin uitgewerkt heeft, sluit nauw aan bij degene die ook mooi wordt uitgeschreven door de Vlaamse Sportfederatie.

Voor inhoudelijke vragen, kan je steeds bij je koepelorganisatie terecht of bij Scwitch, FOD financiën of Belcotax-on-web zelf. 

Voorbereiding doorheen het jaar

Verder in dit artikel doen we uit de doeken hoe je een digitale aangifte kan doen in februari via KampAdmin. Maar er zijn ook al zaken die je doorheen het jaar in de gaten kan houden om de aangifte zo vlot mogelijk te doen verlopen. 

Ontbrekende rijksregisternummers

In de eerste plaats in het belangrijk om zoveel mogelijk juiste gegevens te hebben om de digitale aangifte te gaan doen. Daarbij speelt het rijkregisternummer een belangrijke rol (*). 

Alle personen van wie een rijksregisternummer nodig is, maar dat nog niet ingevuld werd, zijn gemarkeerd in Podio met "Rijksregisternummer Status ⚡" als "In te vullen".

Je kan deze mensen best een mailsjabloon sturen om hen nogmaals te vragen de nodige rijksregisternummers aan te vullen. 

TIP: zowel het rijksregisternummer van de ouder als van het kind zijn nodig, vraag dus zeker om alle gevraagde nummers in te vullen!

Het kan zijn dat sommige mensen geen fiscaal attest nodig hebben of geen Belgisch rijksregisternummer hebben. In dat geval kan je het veld "Rijksregisternummer Status ⚡" op "Geweigerd" zetten. Dit is een uitzondering op de regel dat velden met een ⚡niet aangepast mogen worden. 

Fouten in rijksregisternummers

Rijksregisternummers worden ook doorlopend gevalideerd. Zo kan je pro-actief opvolgen wie een foutief rijksregisternummer opgaf en kan de aangifte later vlotter verlopen. Dagelijks ‘kuisen’ we deze nummers op en plaatsen we alle nummers in hetzelfde formaat. Zo wordt ‘00.09.23-007.74′ of ’00 09 23 007 74’ aangepast naar ‘00092300774’. 

Verder wordt nagekeken of het rijksregisternummer correct is volgens de logica die erin vervat zit. Indien dit niet het geval is, krijgt een persoon de tag “rijksregisternummer-ongeldig“.

Ook kijken we na of het nummer in overeenstemming is met de geboortedatum van de persoon en indien dit conflicteert wordt de tag “rijksregisternummer-conflict-geboortedatum” toegevoegd.

Indien bij een ouder een rijksregisternummer werd opgegeven dat van het kind lijkt te zijn, wordt deze tag toegevoegd “rijksregisternummer-ouder-te-jong“.

Al deze fouten kan je als organisatie opzoeken, over communiceren en/of rechtzetten. De tag wordt vanzelf verwijderd binnen de 24u indien de fout is rechtgezet. 

Ter info: we doen geen check of het geslacht klopt, aangezien een geslacht/gender(beleving) veranderbaar is en een rijksregisternummer niet. 

Procedure in KampAdmin

Hieronder vind je een stappenplan van hoe je vanuit KampAdmin kan toewerken naar een document om in te dienen in Belcotax-on-web. Dit is een tijdsintensief proces (zie veelgestelde vragen onderaan), dus begin hier op tijd aan om tegen de deadline de attesten te kunnen opladen in Belcotax-on-web. Lees zeker ook de veelgestelde vragen onderaan deze pagina indien je met vragen zit. 

Veelgestelde vragen en nota's

Op 19 januari 2023 communiceerde FOD Financiën dat rijksegisternummers toch niet verplicht zullen zijn (meer info). Indien de naam en voornaam gekend zijn, is een rijksregisternummer voor 2023 (aanslagjaar 2022) dit jaar dus geen vereiste. 

Ook dit 2024 (inkomstenjaar 2023), zijn rijksregisternummers nog optioneel. Dit werd ons hierover gecommuniceerd door BOW:

“Tot op heden is het voorlopig geen verplichting om het identificatienummer van het rijksregister te gebruiken, als er een volledige naam, voornaam en volledig accuraat adres voorhanden is van de schuldenaar van de uitgaven voor kinderoppas.
Wij raden het wel ten zeerste aan om het identificatienummer van het rijksregister te gebruiken.

De identificatiegegevens van de schuldenaar zijn nodig om het attest te kunnen toewijzen aan het fiscaal dossier van de betrokkene. Zonder identificatienummer van het rijksregister kan het attest niet altijd gelinkt worden aan de betrokkene zijn of haar personenbelasting. Een achternaam, 2 achternamen bijvoorbeeld kunnen niet automatisch gelinkt worden, hetgeen zeer dikwijls voorkomt.”

Dit zijn helaas heel wat stappen waarvoor je verschillende technische tools nodig hebt (zeker als je de extra validatie zou willen doen). Aan het begin van 2022 werd echter nog beloofd door de overheid om één handige tool te voorzien.

Samen met verschillende koepel- en belangenorganisaties hebben en blijven we hierop aandringen bij FOD financiën, departement jeugd, de bevoegde ministers…

De gegevens die KampAdmin aanlevert in de Excel zijn bedoeld als voorzet en kan je verder wijzigen of aanvullen. Sowieso is het jouw taak als organisatie om deze gegevens te controleren.

Bij fiscaal co-ouderschap kan je bijvoorbeeld de lijn in Excel ontdubbelen, de bedragen halveren en de gegevens van de 2de ouder aanvullen op de 2de lijn.

Een fiscaal attest voor een 16-jarige met een beperking, kan je als lijntje toevoegen onderaan. 

Helaas is er verder geen positief nieuws over de vervelende situatie die kan ontstaan wanneer je een zomerkamp boekte en betaalde in het kalenderjaar voordat het plaatsvond. De officiële communicatie zegt daarover dat die mensen een herziening zullen moeten aanvragen van hun belastingen (lees meer). Wij doen er alles aan om dit aan te kaarten, maar zullen ons voorlopig hiernaar moeten schikken.

Lees ook zeker de volgende vraag als dit in jouw organisatie voorvalt!

De basislijst (via actie “9. Admin: Fiscale attesten export voor 2023”) bevat alle inschrijvingen die standaard recht hebben op een fiscaal attest in het jaar 2023. Daarvoor moeten ze volledig betaald zijn en minstens een deel van die betaling moet in 2023 gebeurd zijn én de activiteit moet intussen hebben plaatsgevonden. 

De lijst met delta uit 2022 (via actie “9. Admin: Fiscale attesten export 2023 – delta uit 2022”) bevat inschrijvingen die betaald werden in 2022, maar plaatsvonden in 2023. Indien deze lijst leeg is, kan je de uitleg hieronder negeren. 

Rond die inschrijvingen is er immers een vacuüm ontstaan in de regelgeving. In theorie zouden die in de belastingaangifte voor inkomstenjaar 2022 terecht moeten gekomen zijn, maar dat kan meestal niet omdat het attest pas kan worden uitgeschreven als de activiteit heeft plaatsgevonden (bv in augustus 2023). Daarom zijn zulke geschreven attesten doorheen 2023 dan ook gedateerd op 2022.

Intussen is het duidelijk dat de regelgeving hierrond niet snel zal veranderen (zie vraag “Datering attesten voor zomerkampen…”). Wat in principe betekent dat attesten in dit geval ‘verloren’ zullen gaan, of mensen nu nog een herziening van hun belastingaangifte voor inkomstenjaar 2022 zouden moeten aanvragen hiervoor. 

Indien je dat wenst, kan je deze lijst apart opvragen in KampAdmin en ze alsnog toevoegen aan de digitale aangifte. Eigenlijk ligt dat in lijn met hoe het vroeger op papier ook gebeurde en is dat -voor zover wij weten- geen gigantisch probleem. Voor zover wij weten kan dat enkel bij gedetailleerde individuele controle van iemands belastingen, mogelijk onduidelijk zijn en toch geweigerd worden, maar het is wel de persoon zelf die verantwoordelijk blijft voor een correcte indiening van de belastingaangifte.

Elke organisatie draagt zelf de keuze, verantwoordelijkheid en gevolgen van deze lijst al-dan-niet toe te voegen aan de basislijst. 

Het nieuwe modelattest en de geschreven attesten zijn in KampAdmin al sinds begin 2022 in orde, daarover hoef je dus niet wakker te liggen.

Indien je erkenning-instantie niet verandert, hoef je ons voor een nieuw kalenderjaar ook geen nieuw voorblad toe te sturen, maar gebeurt alles vanzelf. 

Dat hangt af van je juridische vorm en vraag je best na bij je koepel of bij Belcotax-on-web zelf. 

Indien je ook fiscale attesten hebt voor inschrijvingen die niet via KampAdmin gebeurden, kan je die best toevoegen aan het Excel bestand voor je aan de convertie naar XML begint. 

We kunnen hier helaas verder geen ondersteuning bij bieden, maar hopen dat de uitleg hierboven je ook kan helpen hierbij. 

Zoals je misschien opmerkt, zijn we -ook in 2024 nog steeds- bezorgd of dit allemaal wel op tijd in orde komt, zowel technisch als inhoudelijk zijn er immers veel onduidelijkheden, late beslissingen en soms tegenstrijdige informatie.

Wij doen uiteraard onze uiterste best om de KampAdmin-organisaties zo goed mogelijk verder te helpen, maar daarvoor hebben we duidelijke regelgeving nodig, werkende tools van de overheid en de nodige tijd. 

Nota samen met anderen: wij zijn niet alleen in onze bezorgdheid hierover en bespraken dit reeds met de Ambrassade, de Vlaamse Sportfederatie, de Vlaamse Jeugdraad, Katholiek Onderwijs Vlaanderen en anderen. Ook uit sectoren als onderwijs, kinderopvang, voetbal- en zwemclubs, koren, steden & gemeenten, feitelijke verenigingen… klinken bezorgde geluiden. De Vlaamse Jeugdraad en de Vlaamse Sportfederatie hebben dan ook een nota opmaken om enkele dringende zorgen nogmaals aan te kaarten bij de overheid en wij hebben die mee voorzien van technische inhoud en praktijkvoorbeelden.

We kregen vanuit zowel VVSG, Katholiek Onderwijs Vlaanderen als BOW zelf het advies om je in dit geval te beroepen op de vrijstelling die in circulaire p 2.7 van de circulaire 2022/C/104 staat: Als de persoon of de instantie die instaat voor de kinderoppas niet over de nodige geïnformatiseerde middelen beschikt om gegevens via elektronische weg over te maken (bijvoorbeeld: geen pc), dan moet hij of zij geen vrijstelling aanvragen

Dit is momenteel helaas niet mogelijk omdat er heel wat onduidelijkheid blijft over de exacte interpretatie van sommige situaties en vele organisaties ook aangeven zelf de data te willen zien alvorens ze in te sturen via BOW.

Indien we een XML-document zouden afleveren zou het niet mogelijk zijn om op een gebruiksvriendelijke manier de export van KampAdmin in te kijken of wijzigingen aan te brengen (bv validatie-errors weg te werken). 

In dit artikel: