Print

Monitorenplanning opstellen

Je hebt alle activiteiten voor de deelnemers klaargezet en de inschrijvingen lopen binnen. Tijd om ook het aanbod voor de monitoren klaar te zetten! 

In dit filmpje zetten we een werkwijze uiteen die je hierbij kan volgen.

1. Neem de checklist erbij

Een handige checklist rond het voorbereiden van een nieuw seizoen vind je hier.

2. Maak moni-plaatsen aan

In een eerste stap kun je bepalen hoeveel monitoren je wilt inplannen voor een bepaalde rol en activiteit

Deze planning wordt opgesteld via de Podio app ‘Moni Plaatsen’. Klik op ‘Moni plaats toevoegen’ en vul de volgende velden in: 

  • Activiteit
  • Rol
  • Aantal nodig
Je kan deze moni plaatsen ook aanmaken in het organisatorendashboard.

3. Optioneel: maak wachtkamers of overkoepelende activiteiten aan

3.1 Wachtkamers

Soms wil je een monitoren al laten bevestigen voor een bepaalde locatie of periode en die pas later inplannen op een specifieke activiteit. Hiervoor kun je in Podio ‘wachtkamers’ aanmaken. 

‘Wachtkamers’ zijn net zoals ‘Overkoepelende activiteiten’ en worden ook toegevoegd in de Podio app ‘Activiteiten’. 

3.2 Overkoepelende activiteiten

Soms wil je een kampverantwoordelijke inplannen voor een bepaalde locatie of periode waarop meerdere activiteiten plaatsvinden. Hiervoor kun je in Podio ‘overkoepelende activiteiten’ aanmaken. 

‘Overkoepelende activiteiten’ zijn identiek aan activiteiten met uitzondering dat ze niet publiek zijn voor deelnemers. Je maakt ze aan in de Podio app ‘Activiteiten’. Klik op ‘Activiteit toevoegen’ en vul de volgende velden in: 

  • Naam (geef duidelijk aan dat dit een overkoepelende activiteit is)
  • Categorie = wij raden aan om een aparte categorie te maken voor wachtkamers zodat deze duidelijk gescheiden van de ‘echte’ activiteiten en niet op de website worden weergegeven. 
  • Publiek = nee (deze activiteit is enkel nuttig voor de monitorenmodule, ouders en kinderen uit de deelnemersmodule moeten zich hiervoor niet kunnen inschrijven)

3.3 Activiteiten gelinkt aan overkoepelende activiteiten en wachtkamers

Activiteiten kunnen aan overkoepelende activiteiten en wachtkamers gelinkt worden via het veld ‘Overkoepelend / Wachtkamer’ in de Podio app ‘Activiteiten’. 

Het resultaat van deze activiteiten te linken is het volgende:

a) Overkoepelende activiteiten

De kampverantwoordelijke kan via zijn pagina bekijken welke activiteiten gelinkt aan zijn activiteit en bekijken welke monitoren hiervoor bevestigd zijn.

b) Wachtkamers

In de planningstool kan een monitor worden doorgeboekt op onderliggende activiteiten in de drop-down. 

3. Verdere planning

Na het aanmaken van de nodige zaken in Podio (zie hierboven) rest het je nog een aantal zaken op te kuisen van het vorige seizoen. Kijk de formulieren na, maak de voorkeuren leeg en zet de voorkeuren-status weer op ‘in te vullen’.

Hierna staat alles in het systeem klaar om de nieuwe moni-planning te kunnen doen, en moet je enkel nog de monitoren op de hoogte brengen dat ze zich binnenkort weer kunnen inschrijven.

Deze stappen worden uitgebreid beschreven in de checklist.

Vorige Inleiding monitorenplanning
Volgende Plannen via de Google Sheet
In dit artikel: