Voor andere banken kan je werken via de manuele import (zie volgend artikel).
Betalingen inlezen of toevoegen
Betalingen via overschrijvingen moeten worden toegevoegd in Podio om een correcte betalingsopvolging te kunnen voorzien. Indien je slechts af en toe betalingen via overschrijving ontvangt, voeg je deze best manueel toe in Podio (lees meer). Indien dit gaat over meer dan 50 betalingen per maand, kan je deze inlezen via een bankexport:
Je kan in Podio betalingen opladen en deze automatisch laten matchen met de ouders op basis van de gestructureerde mededeling. We raden aan om dit minstens één keer per week te doen om foute betalingsherinneringen te vermijden.
Exporteer jouw bankafschriften
Log in op jouw online bankaccount en exporteer de betalingen in CSV formaat. Contacteer jouw bank indien je niet meteen vindt hoe dit moet.
Belangrijk: Als je een CSV bestand opent en opslaat met Microsoft Excel kan het zijn dat sommige waardes (vb. spaties en 0'en) wijzigen. Zorg er dus voor dat je bestand ongewijzigd laat na het exporteren.
Laad de bankafschriften op in Podio
Betalingen kunnen worden opgeladen in Podio via de Podio app 'Bank Afschriften'.
- Klik op 'Bankafschrift toevoegen'
- Klik op 'Bankafschrift opslaan'
(het is belangrijk om dit te doen vóór je het bestand uploadt) - Voeg je bankafschrift toe in Excel of CSV formaat bij de bijlage
Zorg dat er "(import)" aan het einde van de bestandsnaam staat, zonder de ".
(slechts 1 bestand per keer) - Klik bij 'Acties' op 'Importeer bank afschrift'
(indien dit niet meteen werkt, probeer het dan na 1u nogmaals)
Deze actie zal automatisch alle rijen uit je bankexport opladen in Podio en matchen aan de ouder op basis van de gestructureerde mededeling.
Ongematchte betalingen
De te matchen betalingen weergeven
Betalingen kunnen gematcht worden in de Podio app 'Betalingen'. Klik op de view 'Betalingen te matchen' om alle ongematchte betalingen weer te geven.
Tip: De te matchen betalingen vind je ook terug op het overzicht van de werkruimte.
Matchen aan de juiste ouder
Open de eerste betaling in de lijst. Elke betaling kun je oftewel:
- Markeren als niet relevant via het veld "Relevante betaling". Dit kan voorkomen als je de bankrekening ook gebruikt voor betalingen die niets met KampAdmin te maken hebben.
Tip: Om het matchen van betalingen te vereenvoudigen raden wij sterk aan om een aparte bankrekening te gebruiken voor het beheer van de inschrijfgelden.
- Linken aan een ouder via het veld "Ouder". In het veld "Details" vind je meestal de naam van de ouder of het kind terug die je kan gebruiken om de ouder op te zoeken.
Tip: In Podio hoef je niet de volledig naam in te typen. De zoeker laat toe om enkel de eerste letter van de voor- of achternaam op de te geven.
