Print

Hieronder vind je een handige checklist van zaken die je best niet uit het oog verliest bij de opstart van een nieuw seizoen of jaar. Dit artikel focust zich op de monitorenmodule! De checklist voor de deelnemersmodule vind je hier.

Een laudatio voor Podio

Voor het nieuwe seizoen moet je opnieuw opgeven hoeveel monitoren je nodig hebt van welke rol bij elke activiteit. Dit doe je best steeds als eerste stap.
Meer info over het opmaken van de planning lees je hier.

Kijk het voorkeurenformulier op het dashboard van de monitoren grondig na. Bevat dit de juiste vragen en bewoordingen voor het komende seizoen?

Schermafbeelding_111219_053530_PM.jpg

Indien niet, contacteer KampAdmin dan via de support-app en/of doe zelf de nodige aanpassingen in Podio als je hier vertrouwd in bent. Ben je hier nog niet vertrouwd in, maar voel je je avontuurlijk en klaar voor een nieuwe uitdaging? Lees dan hier alles wat je wilt weten over het bouwen van formulieren!

Door de ‘voorkeuren status’ terug op ‘In te vullen door moni’ te plaatsen, zal een rood uitroepteken worden geplaatst bij de voorkeuren-tab op het dashboard van de monitor. Dat trekt de aandacht en geeft duidelijk aan dat er nieuwe input wordt verwacht. Wijzig dit dus best in bulk voor alle actieve monitoren wanneer je het voorkeurenformulier hebt aangepast.

Schermafbeelding_111219_054016_PM.jpg
Op deze manier komen monitoren die hun voorkeuren updaten ook terug in de flow terecht om die voorkeuren te verwerken. 

Wat je ook kan doen, om te vermijden dat je met verouderde info zit, is in bulk de meest relevante velden leegmaken aan het begin van een nieuw jaar. 

Als alles goed staat ingesteld is meestal de laatste stap op om een mailtje te sturen naar de (actieve) monitoren met de melding dat het nieuwe aanbod online staat en ze hun voorkeuren mogen/moeten updaten. 

Meer info over hoe je deze mail kan versturen vind je hier.

Een loflied voor de Google Sheet

In Google Sheets gebeurt normaal gezien alles vanzelf. 45* dagen na het einde van een activiteit verdwijnen de moni plaatsen en inschrijvingen. Ze blijven wel bestaan in Podio. Monitoren kan je steeds allemaal terugvinden in de sheet.

*dit kan op verzoek korter of langer zijn.

Vreugdekoren voor het dashboard van de monitoren

Hier gebeurt alles automatisch (behalve wat je al las onder ‘Podio). We hanteren de volgende standaarden qua hoelang zaken zichtbaar blijven:

  • Inschrijvingen: tot 7 dagen na afloop van de activiteit
  • Onbeantwoorde voorstellen: worden in stilte geannuleerd
  • Contracten: 2 jaar
  • Evaluaties: totdat ingevuld of gemarkeerd als niet van toepassing
"Een slimme meid, plant het monitorenaanbod op tijd!"
Karen Aerts
Helpdesker Monitorenmodule
Volgende Inleiding monitorenplanning
In dit artikel: