x aantal dagen voor de start van de activiteit wordt een automatische e-mail verstuurd naar de ouders. Deze e-mail dient zowel als herinnering en om praktische informatie te versturen.
Voor admin: deze x bepalen jullie zelf. Je kan deze instelling bekijken en aanpassen in de Podio-app ‘Instellingen’, onder de naam participant_send_practical_info_days_before_start. Deze instelling is standaard 14 dagen.
Tip!
Je kan deze e-mail zelf uittesten door een testinschrijving te maken en via de KampAdmin actieknoppen naar jouw eigen e-mail te versturen.
Opgelet!
Deze e-mail wordt enkel verstuurd voor bevestigde inschrijvingen.
Opgelet!
Indien een ouder minder dan x aantal dagen voor de start een inschrijving boekt, wordt deze e-mail de ochtend nadien verstuurd.
Extra mededeling per activiteit
Het is mogelijk om een boodschap toe te voegen aan de e-mail die specifiek is voor de activiteit.
Deze boodschap kan gewijzigd worden in de Podio app ‘Activiteiten’ (onder ‘Aanbod’). Open een activiteit en vul de boodschap in het veld ‘Praktische info mail’.
De tekst die je daar invult zal automatisch verschijnen in de praktische infomail van de gerelateerde bevestigde inschrijvingen.
Bijlagen
Het is ook mogelijk om extra bijlages toe te voegen aan de mail met praktische info.
Je kan hiervoor bijlages toevoegen aan alle Podio-items die gelinkt zijn aan de inschrijving: Activiteit, Locatie, Periode, Thema en Categorie.
De bijlages moeten telkens worden toegevoegd aan het veld ‘Bestanden’. Als je bijvoorbeeld een bijlage toevoegt aan de periode en de activiteit van een inschrijving, dan zullen deze 2 bestanden als bijlage worden toegevoegd aan de e-mail van de gerelateerde inschrijvingen.
Belangrijk: Je moet telkens ‘ (practical_info_participant)‘ toevoegen aan het einde van de bestandsnaam van de bijlage. De ‘ (practical_info_participant)‘ zelf wordt niet getoond aan de ouders.
Voorbeeld: Meeneemlijst Skireis (practical_info_participant).pdf
De ouders krijgen de volgende bijlage te zien: Meeneemlijst Skireis.pdf
Nieuw!
Vanaf nu kan dit ook in het Nederlands!
- (praktische_info): wordt aan zowel monitoren als deelnemers getoond
- (praktische_info_deelnemers): wordt enkel aan deelnemers getoond
- (praktische_info_monitoren): wordt enkel aan monitoren getoond
