Gescheiden ouders, nieuw samengestelde gezinnen of andere complexe gezinsstructuren: het zorgt soms voor een ingewikkelde administratie. Maar geen nood, KampAdmin staat aan jouw kant!
Een kind linken aan beide ouders
Soms willen twee gescheiden ouders beiden een inschrijving boeken voor hun kind(eren). Je kan een kind linken aan meerdere ouders in de Podio app ‘Personen’. Open een kind en voeg de ouder toe in het veld ‘Ouder(s)’.
Er is geen beperking op het aantal ouders dat 1 kind kan hebben. Hierdoor kan je elke (complexe) gezinsboom nabouwen in Podio.
Aan de hand van onderstaand voorbeeld zullen we de implicaties hiervan uitleggen voor de ouders en hun inschrijvingen.
-
Maggie Simpson
Inschrijving A -
Lisa Simpson
Inschrijving B (Marge)
Inschrijving C (Homer)
-
Bart Simpson
geen inschrijvingen
Dit is de familie Simpson. Ouders Homer en Marge zijn in dit voorbeeld gescheiden. Maggie en Bart zijn telkens gelinkt aan één ouder. Zowel Marge als Homer hebben één inschrijving gemaakt voor Lisa, zij is dus gelinkt aan twee ouders.
Wie kan wat doen?
Wanneer een ouder inlogt, kan hij/zij op de ‘Mijn Familie’ pagina alle kinderen zien die aan hem/haar gelinkt zijn.
Dit betekent dat Marge de volgende info kan raadplegen voor Maggie en Lisa:
- Alle (toekomstige en afgelopen) inschrijvingen zien (A, B & C)
- Hun persoonsgegevens en medische info raadplegen en aanpassen
- De betalingsinformatie gelinkt aan
- Inschrijving A
- Inschrijving B
- niet van inschrijving C want die werd gemaakt door Homer en hij zal dus de betalingsopvolging hiervan moeten doen.
Aangezien Bart niet gelinkt is aan Marge, kan Marge geen info terugvinden over Bart of over zijn inschrijvingen.
Wie ontvangt welke e-mails?
Elke inschrijving is gelinkt aan één ouder.
Alle e-mails gelinkt aan een inschrijving (bevestiging, annulatie, praktische info, attesten, evaluatie) wordt dan ook enkel verstuurd naar de boeker van de inschrijving.
Hoe worden de financiën geregeld?
Voor alle financiën geldt de regel dat de boeker van een inschrijving de opvolging doet. Elke ouder is dus, op financieel gebied, verantwoordelijk voor de inschrijvingen die hij/zij plaatste. Deze ouder zal de betalingsherinneringen ontvangen etc.
Hoe worden familiekortingen berekend?
Bij het maken van een boeking kijken we telkens naar de ouder die de boeking maakt.
Voorbeeld: Korting per familie vanaf 4 inschrijvingen
- Wanneer Marge 2e inschrijving boekt voor Maggie, is dit de 4e inschrijving die Marge boekt in haar naam. Zij heeft in dit geval recht op de korting.
- Wanneer Homer een inschrijving boekt voor Bart, is dit slechts de 2e inschrijving die hij boekt. In dit geval heeft Homer geen recht op de korting.
Wie ontvangt het fiscaal attest?
Een fiscaal attest dat door KampAdmin gegenereerd wordt, bevat altijd de info die aan de inschrijving hangt in Podio: de gegevens van de deelnemer/kind en de boeker/ouder. Deze boeker/ouder heeft immers de inschrijving betaald of was daarvoor verantwoordelijk (zie boven).
Wil je de gegevens op een fiscaal attest aanpassen?
Dan kan je eventueel de ouder aanpassen bij de inschrijving. Let daarbij goed op dat je ook de betaling herlinkt naar de nieuwe ouder. Na het herlinken, kan je dan bij de inschrijving via een actie het attest regenereren (hoe je dat doet, lees je hier).
Wil of kan je de ouder niet aanpassen?
Indien je de ouder bij de inschrijving om bepaalde redenen niet kan of wil aanpassen naar de gegevens die op het attest moeten komen, kan KampAdmin de attesten helaas niet automatisch aanmaken. Het is in KampAdmin immers niet mogelijk om een attest te genereren met andere gegevens dan degene die in KampAdmin verbonden zijn aan de inschrijving.
Indien er toch andere gegevens op het attest moeten staan, kan je dit best manueel afhandelen.
